| REPORT No.103 |
2006.04.18
|
| ＩＳＯ文書化の目的は何か |
ＩＳＯ９００１の文書化で苦労している企業は多い。ある企業で文書化の診断をした。文書体系を三角形の構造化で示している。１次文書（品質マニュアル）、２次文書（社内ルールを、手順を決めた規定類）３次文書(具体的作業の手順示した文書)、４次文書（仕事の証拠の記録）の４階層で作成し、キャビネット１本にきちっと並べられていた。
文書のメンテナンス（改廃簿）を見せていただいた。２次文書、３次文書で見直しがされていないのがたくさんある。課長に聞いてみたら、この文書は現状とズレがあり、見直さなければならないと思っているが、「なかなか手が回らない」という。
それでは、この文書が必要とする目的は何か、なければ仕事がうまくできないのか聞いてみたら、答えは・・・・・、しかし、日常業務では特に不具合があるわけではないという。では、この文書はどのような意味があるのだろうか？ さらに、詳しく見てみると、品質特性、工程パラメータに関する文書は改廃されているが、他の文書はされていない。
この会社におけるＩＳＯ９００１の運用と文書の体系化が整合取れていない。文書化の目的が何かが議論されずに、"マネ"した文書化になっている。ＩＳＯで要求される文書は顧客に安心感、信頼感を与えるために外部からしくみが見えることが必要である。
経験的に２００名以下の規模の企業では、三角形にこだわらず、フラット型で作成するのがコツである。「仕事の質を向上させる目的」の「仕事のルール」を書いたものと「ものの質を維持向上させる目的」の「品質基準」２分類で整理することである。
ＩＳＯ導入時、フラット型で作成すると品質マニュアル１冊（５０枚前後）で１次、２次、３次文書がまとめられる。日常的に使用している品質特性、工程パラメータはそのまま使用する。その結果、短時間でＩＳＯ導入が可能となる。運用時においては、文書に振り回されず、メンテナンスの工数が少なく、実利のあるＩＳＯ９００１にすることができる。
|
