ISO9001導入準備中の製造業の管理責任者から確実なシステム運用が経営者の仕事を楽にするとはどのようなことかと聞かれた。品質マネジメントシステムとシステム運用についてこのような話をした。
品質マニュアルには、経営者が会社をこのような方向(品質方針、経営者の意志)に持っていきたいということを実現するために、仕事の手順を決める。 この手順を確実に守ることが(守れない場合も含め)品質方針通りにシステムが運用されていることであり、経営者に安心感と信頼感を与える。
マネジメントレビューは、経営者自身がシステム運用を確認し、システム上の問題を発見し、是正処置なり予防処置をとることで、経営者自身が安心感と信頼感を確認するものである。管理責任者のシステム運用責任は、インプット事項を確実に把握しシステム上の改善点を経営者に提案することである。
この会社では、管理責任者が、内部監査の計画と実施の権限があり、日常業務として、決められたことが維持されているか、システムとして改善すべきことがあるかを確認し、改善すべき点を経営者に報告している。
しかし、多回数監査しても指摘事項がない、言い方を変えれば有効性の監査がされていないような形式的な内部監査では、改善点は発見できない。“決めたことが確実に守れる”が保証され改善点が提案されることで、ISOで言う継続的改善ができるようになる。
このような異常が絶えずわかり改善されるシステム運用は経営者を楽にさせることができる。別な企業の経営者は、問題点及び改善点が絶えず報告されるようになり、自分の営業時間が増えたと喜んでいた。
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